Auditing / Onderzoek - College onderzoek
Herkent u deze situatie?Een bouwproject dat in opdracht van het college van Burgemeester en Wethouders is uitgevoerd door een externe partij heeft zowel de planning als de begroting in grote mate overschreden. Binnen de ambtelijke organisatie zijn sterke ideeën over wat er precies is fout gegaan. De lokale media heeft hierover al een reeks artikelen gepubliceerd, waardoor het imago van de gemeente behoorlijk is geschaad.
Wij kregen de volgende vraag
Om ervoor te zorgen dat zich in de toekomst niet dezelfde problemen voordoen, wil het college in het kader van artikel 213a een onderzoek uit laten voeren naar de oorzaken van de overschrijding van het budget en de planning. Dit onderzoek moest worden uitgevoerd door de afdeling concern control in combinatie met ACS en moest een toetsend karakter hebben waarbij een normenkader het uitgangspunt vormde.
Wij hebben die vraag als volgt aangepakt
Om te komen tot een relevant normenkader is eerst gekeken welke normatieve documenten binnen de organisatie gelden. Hierbij werd bijvoorbeeld uitgegaan van document waarin een eigen manier voor het uitvoeren van projecten stond omschreven. Naast de organisatie specifieke documenten zijn ook algemene theorieën geraadpleegd. Zo bevatte het normenkader ook criteria gericht op samenwerking en conflictoplossing.
Met het normenkader in de hand zijn interviews afgenomen en is een groot projectdossier bestudeerd. De verkregen informatie is teruggebracht tot die gegevens die relevant zijn voor het normenkader en daarmee het onderzoek. Op basis hiervan is gekomen tot een oordeel waarbij de gegevens uit de interviews en de documentanalyses vergeleken werden met de norm. Hieruit kwam een aantal bevindingen dat tot een set aanbevelingen heeft geleid.
Het heeft dit resultaat opgeleverd
Afdeling concern control en ACS hebben een rapport opgeleverd waaruit bleek wat de leerpunten zijn die uit het bouwproject getrokken konden worden. Hiertoe behoorde onder andere de te late informatievoorziening richting de verantwoordelijke wethouder waardoor deze niet kon ingrijpen en het gebrek aan samenwerking tussen gemeentelijk projectmanager en de externe partij.