Auditing / Onderzoek - Auditpool
Herkent u deze situatie?U bent voornemens bij de uitvoering van uw audits gebruik te maken van een auditpool, met medewerkers vanuit de lijnorganisatie. Deze mensen hebben echter nog geen of slechts beperkte ervaring met auditing.
Wij kregen de volgende vraag
Een overheidsorganisatie maakte bewust de keuze om de internal auditfunctie te bemensen met een auditpool. Overwegingen hierbij waren de kosten en het bieden van ontplooiingsmogelijkheden aan de medewerkers. Daarbij was het doel om in de lijnorganisatie het bewustzijn te vergroten van de management control-cyclus en de rol die het management en de auditfunctie daarin hebben.
De behoefte bestond aan een inhouse-training om de nieuwe auditpool (van in totaal 8 medewerkers) op te leiden in het uitvoeren van (operational) audits. ACS is gevraagd dit te verzorgen.
Wij hebben die vraag als volgt aangepakt
De deelnemers zijn opgeleid volgens het principe van ‘training-on-the-job’. Dit bestond uit twee delen:
1. een basisopleiding, van 3 dagen;
2. begeleiding en coaching in de daadwerkelijke uitvoering.
Het doel van de basisopleiding was het verkrijgen van kennis en kunde, zodanig dat de deelnemers na afloop, onder begeleiding van een ervaren auditor, direct inzetbaar waren in de audits. Daarbij was het belangrijk om een gezamenlijk uitgangspunt te verkrijgen over de betekenis van auditing voor de organisatie. De Auditmanager heeft daartoe ook zelf een toelichting gegeven op de keuzes die binnen de organisatie zijn gemaakt t.a.v. auditing.
De opleiding was een combinatie van kennisoverdracht en het toepassen van kennis aan de hand van casuïstiek. Extra aandacht is besteed aan het afnemen van interviews.
Na de basisopleiding is een drietal audits geselecteerd, die op een aantal kritieke momenten in de audit zijn begeleid door ACS. Op deze coachingsmomenten is ingegaan op de ervaringen, problemen en leerpunten van de doorlopen stap en op aandachtspunten, tips en valkuilen voor de komende stap. Na afloop van de 3 audits, is in een plenaire bijeenkomst de gevolgde aanpak geëvalueerd met als doel om ook te leren van elkaars ervaringen.
Het heeft dit resultaat opgeleverd
Bovengenoemde begeleiding heeft niet alleen geresulteerd in succesvol uitgevoerde audits, maar ook een in een aantal medewerkers die het begrip voor auditing en het belang van management control binnen hun eigen afdeling verder hebben uitgedragen.