Auditing / Onderzoek - Opzet nieuwe auditfunctie
Herkent u deze situatie?U heeft besloten tot de invoering van een operational audit-functie. U vraagt zich af hoe dit aan te pakken.
Wij kregen de volgende vraag
Een grote onderneming besloot haar internal audit functie (IAF) te reorganiseren. De financial audit werd volledig uitbesteed aan de externe accountant; de IAF zou zich volledig gaan toeleggen op operational- en IT-audits. Vrijwel alle financial auditiors kregen een andere functie of traden in dienst bij de externe accountant. ACS werd door het nieuwe hoofd van de AIF gevraagd de implementatie van de OA-functie te ondersteunen.
Wij hebben die vraag als volgt aangepakt
Samen met de organisatie is een aanpak opgesteld die bestond uit drie fasen:
1 Richten: het (nader, in aanvulling op de reeds genomen besluiten) bepalen en uitwerken van de doelen, het product, de inhoud, de positionering en de werkwijze van de OA-functie.
2 Inrichten: het inrichten, ofwel het operationeel maken van de functie. Dit omvat onder meer het uitwerken van het benodigde instrumentarium, het uitvoeren van een risicoanalyse en opstellen van een (meer)jaarplan en de werving en opleiding van de medewerkers.
3 Verrichten: de daadwerkelijke uitvoering van de audits en het evalueren en leren daarvan.
Het creëren van voldoende draagvlak binnen de organisatie verliep parallel aan deze stappen.
Bewust is gekozen voor een ‘evolutie’ in plaats van revolutie. Dit betekende dat snel aan de gang werd gegaan en al doende het handboek en andere instrumenten verder werden ontwikkeld.
In eerste instantie hebben we de organisatie begeleid bij het richten. Hiertoe is een workshop met de twee reeds aangetrokken medewerkers alsmede een vertegenwoordiging van het management gehouden. Op basis van de resultaten daarvan, heeft de organisatie besloten ACS ook te betrekken bij de andere 2 fasen. Wij hadden daarbij vooral een begeleidende rol. In fase 2 ging het daarbij om het aandragen van ervaringen en diverse tools alsmede een opleiding van de auditmedewerkers. In fase 3 is de uitvoering en evaluatie van een aantal audits begeleid.
Het heeft dit resultaat opgeleverd
Concrete producten van de begeleiding zijn het auditcharter en het handboek (dat als levend document steeds verder wordt ontwikkeld). Belangrijker nog, is echter een auditafdeling die door het management wordt gezien als duidelijke toegevoegde waarde en waarvan de medewerkers in staat zijn zelf hun audits af te stemmen op de behoeften van het management.