Auditing / Onderzoek - Begeleiding bij nieuw type onderzoeken
Herkent u deze situatie?Uw afdeling heeft zich de afgelopen jaren gestaag ontwikkeld. Zo zijn er enkele onderzoeken uitgevoerd die nogal de aandacht hebben getrokken in de organisatie. Gevolg is dat uw afdeling meer en meer ‘op de kaart’ komt te staan. Men weet u zogezegd te vinden. Maar, de vraagstelling van het opdrachtgevend management wordt ook breder en sommige onderwerpen zijn ook nieuw voor uw afdeling. Uw afdeling heeft weliswaar voldoende basis, maar een extra steuntje bij de nieuwe onderwerpen zou welkom zijn.
Wij kregen de volgende vraag
Een onderzoeksafdeling van een provincie kreeg vanuit de organisatie verzoeken om naast hun reguliere (veelal procesgerichte) audits ook onderzoek te gaan naar meer strategische aspecten, zoals complexe programma’s en bestuurlijke processen. De manager van de onderzoeksafdeling onderkende daarvoor een tekort aan kennis en ervaring bij het eigen team en verzocht ACS om ondersteuning. Hierbij was het natuurlijk belangrijk dat de nieuwe opdrachten tot een goed einde werden gebracht, maar ook dat het eigen team tegelijkertijd voldoende kennis en technieken verwierf om deze in de toekomst zelfstandig op te pakken.
Wij hebben die vraag als volgt aangepakt
Gezamenlijk is vastgesteld welke onderzoeken (qua leereffect) het meest geschikt waren om op te pakken. Gekozen is voor een onderzoek naar een groot provinciaal programma en een onderzoek naar de inrichting van het strategische risicomanagement. Voor beide onderzoeken zijn duo’s gevormd, bestaande uit een onderzoeker van de provincie en een auditconsultant van ACS. De teams hebben de onderwerpen verkend, de wensen van de opdrachtgevers geïnventariseerd, een onderzoeksontwerp gemaakt, het onderzoek uitgevoerd en gerapporteerd. Gedurende het gehele onderzoeksproces zijn de aanwezige ervaringen en instrumenten van de stafafdeling verrijkt met door ACS ingebrachte ‘state of the art’ kennis en best-practices. Dit gebeurde op drie manieren: ‘on the job’ (door als duo op te trekken), tijdens natuurlijke momenten zoals een werkoverleg, en tijdens een apart door ACS verzorgde trainingsdag voor de gehele afdeling. Tot slot zijn beide onderzoeken intern geëvalueerd en zijn de leerpunten verwerkt in de gedurende de onderzoeken ontwikkelde onderzoeksmethode.
Het heeft dit resultaat opgeleverd
De resultaten van deze aanpak spreken eigenlijk voor zich. De onderzoekers van de provincie hebben niet ‘slechts’ een theoretische opleiding in nieuwe onderwerpen verkregen, maar deze zich ook echt eigen gemaakt. De opgedane inzichten zijn intern breed gedeeld en verwerkt, waardoor het team en het onderzoeksinstrumentarium is voorbereid op dergelijk onderzoek. De toegevoegde waarde van de uitgevoerde onderzoeken is ook door de interne opdrachtgevers (h)erkend, hetgeen het professionele imago van de afdeling heeft versterkt en inderdaad zicht geeft op vervolgopdrachten. Het team ziet die met vertrouwen tegemoet.