Programma management - Veranderprogramma
Herkent u deze situatie?
U staat op het punt een wezenlijke verandering in uw organisatie door te voeren. Het aanbrengen van wat kleine veranderingen volstaat dit keer niet. Het gaat nu echt om een ingrijpende organisatieverandering. U vraagt zich waar te beginnen en hoe zoiets aan te sturen?
Wij kregen de volgende vraag
Een organisatie die opereert op het snijvlak van de private en de publieke sector had grote schade opgelopen door een niet goed functionerende bestuurder. Zijn opvolger wilde de in het verleden gemaakte fouten voorkomen. Om de gewenste organisatorische wijzigingen door te voeren werd een programma gestart met de volgende doelstellingen:
- een grotere transparantie in het financiële beleid;
- het verder professionaliseren van onderhoud en het beheer van vastgoed;
- een hogere toegankelijkheid voor het HRM beleid;
- het professionaliseren van inkoop en
- het moderniseren van de ondersteunende middelen.
Het bedrijf vroeg ACS te helpen bij het opzetten en uitvoeren van dit programma.
Wij hebben die vraag als volgt aangepakt
Wij hebben samen deze klant een veranderingsprogramma ontwikkeld. Het ontwerp bestond uit een aantal plateaus waarmee de doelstellingen binnen een periode van 3 jaar zouden worden bereikt. De aanpak werd verder gekenmerkt door de volgende elementen:
- Het programma was in een eerdere poging gestrand omdat er geen overeenstemming kon worden bereikt met de leveranciers over de implementatie van systemen. Wij hebben in reactie daarop de fixed- price systematiek overboord gezet en een open wijze van begroten geïntroduceerd. Openheid, transparantie en overleg in plaats van wantrouwen, contracten en juridische haarkloverij.
- Een belangrijk element van het programma was de integratie van organisatieprocessen. Wij hebben daarom veel aandacht geschonken aan het begeleiden van integrale besluitvorming over de inrichting van die processen. Integreren betekent samenwerken en dat is niet altijd makkelijk.
- Er is veel aandacht besteed aan de kwaliteitsborging. Hiermee gaven we onze opdrachtgever extra zekerheid dat het programma op zou leveren wat er was beloofd. Deze additionele zekerheid vond hij erg belangrijk.
Het heeft dit resultaat opgeleverd
Uiteindelijk is ACS gevraagd het programma ook te gaan aansturen. Het programma is na ongeveer twee jaar succesvol overgedragen aan de lijn. Na goed overleg is besloten dat er na twee jaar voldoende kennis en kunde in de staande organisatie aanwezig was. De lijn kon heel goed zelf het restant van de doelstellingen realiseren. Het programma is met succes afgerond en is door de kwaliteitsborging en wijze van budgetteren ook ruimschoots binnen budget gebleven.