Programma management - Business Portfoliomanagement
Herkent u deze situatie?
Uw organisatie heeft onvoldoende grip op de projecten die worden uitgevoerd. De bijdrage aan de strategische doelstellingen is niet duidelijk, projecten leiden tot grote afstemmingsproblemen, leveren niet op wat verwacht werd en kosten worden makkelijk overschreden. Daarbij is de vraag naar nieuwe projecten groter dan hetgeen de organisatie kan verwezenlijken. Hoe kunt u projectmanagement in uw organisatie zo aanpakken dat projecten meer en beter meetbaar bijdragen aan de organisatie?
Wij kregen de volgende vraag
Een organisatie uit de private sector constateerde onvoldoende rendement van projecten die werden uitgevoerd. Tegelijkertijd konden voor de business belangrijke projecten niet (tijdig) doorgaan als gevolg van overbelasting van de ICT-afdeling. De directie wilde de effectiviteit van projecten vergroten, en heldere keuzes kunnen maken over de inzet van de middelen. Het bedrijf vroeg ACS om gezamenlijk een programma uit te voeren met de volgende doelstellingen:
• De business (weer) leidend bij het bepalen van de projecten.
• Een professionele en eenduidige structuur in projecten.
• Een drastische reductie van de overschrijding in tijd en budget in projecten.
• Een hoge mate van transparantie in het gehele proces.
Wij hebben die vraag als volgt aangepakt
Wij hebben samen met de klant het business portfoliomanagement en een daaraan gekoppeld model voor projectmanagement geïntroduceerd. De aanpak kenmerkt zich door de volgende elementen:
• Met de directie is de strategie vertaald in concrete doelstellingen en in criteria waarlangs alle voorgestelde projecten kunnen worden getoetst.
• Met de introductie van portfoliodenken is het proces uitgelijnd en zijn de rollen van alle betrokkenen expliciet gemaakt voor de hele organisatie.
• De focus in de projecten zelf is verlegd naar de voorbereiding. Er wordt beter uitgezocht en beschreven waarom en hoe een project moet worden uitgevoerd.
• Met de introductie van enkele eenvoudige instrumenten wordt een keuze tussen de diverse projectvoorstellen gemakkelijk, objectief en transparant.
• Alle betrokkenen zijn getraind in de methodiek, tot op het voor iedere rol vereiste niveau.
• De (potentiële) projectmanagers hebben een assessment doorlopen en zijn gecoacht.
Het heeft dit resultaat opgeleverd
De business is weer ‘in charge’: het bedrijfsbelang bepaalt welk project wordt uitgevoerd, en niet de capaciteit van ICT op een bepaald moment. De hele organisatie spreekt dezelfde taal als het gaat om projecten, en er is door de organisatie heen meer focus op het bereiken van de doelstellingen. Door de expliciete verantwoordelijkheid van de directie is het draagvlak voor projecten vergroot. De projecten zijn uitgevoerd binnen tijd en budget. ICT kan voldoen aan de vraag. Na een jaar is het proces geëvalueerd en zijn samen met de klant nog enkele verbeteringen doorgevoerd.