Programma management - Verbeteren effectiviteit ERP-systeem
Herkent u deze situatie?
U krijgt als IT manager regelmatig het verwijt vanuit de business dat ‘het systeem’ niet goed werkt. U hebt intussen een aantal verbeteringen doorgevoerd en u heeft het vermoeden dat de business gewoon de afgesproken procedures niet volgt. Wanneer u hiernaar vraag krijgt u steevast het antwoord dat men dit natuurlijk wel doet. Er ontstaat een patstelling.
Wij kregen de volgende vraag
Een groot Nederlands internationaal bedrijf met meer dan 115 vestigingen wereldwijd vroeg ACS om hen te helpen bij een onderzoek naar het gebruik van IT systemen in een van hun regio’s. Er waren in de regio veel klachten over het ondersteunende ERP systeem. De organisatie had zelf al een aantal grote verbeterprojecten uitgevoerd. Zij vroegen ons om na te gaan of in welke mate de afgesproken procedures werden nageleefd.
Wij hebben die vraag als volgt aangepakt
Een van de eerste zaken die we hebben aangepakt is het in kaart brengen van de mogelijke punten in het proces waar wellicht de procedures niet gevolgd werden. Vervolgens hebben we bekeken op welke manier dit zichtbaar zou zijn in de ondersteunende ERP pakketten. Dit is gedaan in nauwe samenwerking met de Business Process Owners (BPO) van het hoofdkantoor en interne Business Consultants in de disciplines inkoop, accounting, verkoop, voorraadbeheer etc. Hierna zijn deze mogelijke fouten omgezet in querries om dit te kunnen onderzoeken in de systemen. Op afstand zijn toen alle ERP systemen in de regio onderzocht. De resultaten waren verbazingwekkend.
Het bleek inderdaad dat op grote schaal de eigen procedures werden omzeild. De resultaten zijn gerapporteerd aan het locale managementteam en het regionale managementteam. Dit gaf hen onmiddellijk een objectief beeld van het gebruik van eigen procedures. De ontstane patstelling werd hiermee doorbroken. Uiteindelijk zijn deze metingen 4 maal per jaar uitgevoerd als een kwaliteitsverbeteringslag waarbij de resultaten voor de hele regio in een soort van competitie met elkaar werden vergeleken.
Het heeft dit resultaat opgeleverd
Regio IT zit niet meer in het ‘’verdomhoekje” maar wordt nu gezien als innoverend en ondersteunend voor de locale business. IT heeft na het realiseren van een aantal technische verbeteringen en het zichtbaar maken van het gebruik van de procedures een andere rol gekregen. IT begeleidt nu mensen in het gebruik van de middelen. Het regio MT heeft intussen het ‘systeem’ overgenomen en stuurt nu al enkele jaren de werkmaatschappijen in de regio aan d.m.v. het bovengenoemde competitiesysteem om de kwaliteit van bedrijfsvoering te verbeteren.