Programma management - Uitbesteding van ICT beheer
Herkent u deze situatie?ICT is van strategisch belang voor uw organisatie en dient op een stabiele wijze beheerd te worden. In dit kader zoekt u een stabiele beheersorganisatie die de komende jaren de omgeving kan beheren.
Wij kregen de volgende vraag
Een overheidsorganisatie wilde een stabiele beheersorganisatie die de komende jaren haar ICT-omgeving in de lucht zou houden. De organisatie had hierin al een keuze gemaakt om dit bij een externe partner neer te leggen zodat ze minder afhankelijk is van een eigen ICT-afdeling en de continuiteit gewaarborgd wordt. De organisatie vroeg ons om de regie te voeren in de selectie en het uitvoeringsproces van de uitbesteding.
Wij hebben die vraag als volgt aangepakt
Eerst is onderzocht wat de scope en omvang van de te beheren ICT-omgeving was. Daarna is samen met enkele partijen en de klantorganisatie een bij de organisatiestrategie passende beheersnorm bepaald. De geïnteresseerde leveranciers konden hierop hun aanbieding baseren waar de klant een keuze in heeft gemaakt. Hierna werd een transformatie programma opgestart om de overdracht te organiseren en de demand organisatie bij de klant in te richten. Onderdeel van deze transformatie was de organisatie van de migratie van de huidige infrastructuur naar de nieuwe infrastructuur door de nieuwe leverancier om hiermee de leverancier de mogelijkheid te geven de gecontracteerde SLA te behalen.
De volgende projecten maakten onderdeel uit van het programma:
• Inregelen van de demand en regie organisatie ten behoeve van de regie van de uitbesteedde diensten richting leverancier en het vormen van een demand organisatie richting de eigen organisatie.
• Migratie van oude infrastructuur naar de nieuwe.
• Overdracht van de beheersverantwoordelijkheid.
• Stabilisatieperiode van 3 maanden conform SLA.
Het heeft dit resultaat opgeleverd
De klant heeft de uitvoering van het beheer overgedragen aan de geselecteerde leverancier, waarbij de uitvoering wordt gecoördineerd door de regiefunctie. De demand (informatiemanagement) organisatie richt zich op de ICT-strategie en het zoveel mogelijk ondersteunen van de bedrijfsprocessen binnen de organisatie. Hierdoor ligt de focus meer bij de kernactiviteit van de organisatie en minder op de dagelijkse beheer.