Risico Management - Vastgelopen traject
Herkent u deze situatie?Veel organisaties, wellicht ook de uwe, zijn voortvarend aan de slag gegaan met de implementatie van risicomanagement. Wij merken echter dat veel van onze klanten, ondanks alle goede bedoelingen, moeite hebben om deze energie vast te houden. Het lijnmanagement ervaart risicomanagement vaak als iets bureaucratisch. Als iets dat ze erbij moeten doen. Lijnmanagers hebben moeite om de meerwaarde van risicomanagement te zien.
Wij kregen de volgende vraag
Een semi-overheidsinstelling kampte met soortgelijke problemen. De raad van toezicht wilde wel eens weten wat het bestuur aan risicomanagement deed. “Eigenlijk bar weinig” luidde het onbevredigende antwoord. De afdeling control werd verzocht dit hiaat te vullen. Samen met een externe partij organiseerde zij een groot aantal workshops, waaronder één met het bestuur. Het Lijnmanagement was ontevreden. Zij bleven na lange sessies met stemkastjes vaak zitten met de vraag’ is dit het nu’? Deze soms onuitgesproken twijfel werd niet in alle gevallen serieus genomen. Toen het bestuur een inschatting moest maken van driehonderd geselecteerde risico’s en de bestuursvoorzitter daartussen zijn drie belangrijkste risico’ miste, werd het traject gestaakt. ACS werd gevraagd dit traject nieuw leven in te blazen.
Wij hebben die vraag als volgt aangepakt
De aanpak werd gekenmerkt door de volgende elementen:
- Het analyseren van risico’s door het bestuur werd geïntegreerd met het opstellen van de jaarlijkse strategienota. Met behulp van een Delphi onderzoek onder onafhankelijke experts werden de tien grootste bedreigingen vanuit de doelstellingen in kaart gebracht. Het bestuur moest vervolgens aangeven in welke mate de extern gesignaleerde risico’s nu werden beheerst.
- Ook op lagere niveaus werd de risicoanalyse geïntegreerd in de planning en control cyclus. Het aantal te beoordelen risico’s werd aanzienlijk verkleind en de bijstelling van het risicoprofiel werd een vast onderdeel van het kwartaalgesprek met het bestuur.
- De controllers die verantwoordelijk waren voor de implementatie werden getraind in het facilteren van workshops en het ondervragen van managers. Er is in die opleiding ook veel aandacht besteed aan de bias die kan optreden bij het inschatten van risico’s en de besluitvorming hierover in groepen.
Het heeft dit resultaat opgeleverd
Het inbrengen van de mening van experts voegde nieuwe waardevolle kennis toe aan het strategische besluitvormingsproces van het bestuur. Zij zagen dit als een duidelijke meerwaarde van risicomanagement en werden daardoor veel betere sponsors voor de implementatie in de rest van de organisatie. Het opnieuw in beweging krijgen van het lijnmanagement was een stuk moeilijker. De motivatie is nog niet overal optimaal. Lijnmanagers geven echter wel aan dat zij serieuzer worden genomen.