Risico Management - Zwarte gaten analyse
Herkent u deze situatie?Op een bepaald moment wordt uw organisatie verrast door een omvangrijk probleem. Er is enige tijd geleden een enorme investering gedaan in reservemateriaal. Volgens een onlangs ontvangen schrijven van het ministerie blijkt dat het middel waar het materiaal mee is voorzien om rotting tegen te gaan vanwege milieutechnische redenen verboden is. Er dreigt een financiële ramp en in het managementteam maakt men elkaar al wekenlang verwijten over de schuld van dit alles. Alle tijd wordt hieraan besteed zonder dat het wat oplevert.
Wij kregen de volgende vraag
De organisatie heeft al geruime tijd geleden een risicomanagementsysteem ingericht. Lange tijd had men er vertrouwen in dat het systeem voldoende functioneerde en problemen zoals hierboven geschetst tijdig zouden worden gesignaleerd. De directie vroeg zich nu af waarom het risicomanagementsysteem deze 'ramp' niet heeft kunnen voorkomen.
Wij hebben die vraag als volgt aangepakt
We hebben een zogenaamde 'zwarte gaten analyse' uitgevoerd door haast op journalistieke wijze een reconstructie te maken van alle gebeurtenissen en besluiten met betrekking tot de problematiek. We hebben deze analyse zo genoemd omdat het vaak een probleem betreft die, zoals een zwart gat in de ruimte, alle energie van de organisatie naar zich toetrekt.
We kregen toegang tot alle documenten, vergaderverslagen, mailberichten, etc. en hebben alle betrokkenen een diepte-interview afgenomen. Op deze manier zijn we wel 10 jaar teruggegaan in de tijd om vervolgens een nauwgezette opsomming van alle gebeurtenis en besluiten op te stellen en te analyseren.
Het heeft dit resultaat opgeleverd
De analyse heeft enkele bijzondere kenmerken van de besluitvormingsprocessen van de organisatie opgeleverd. De presentatie en bespreking van de resultaten heeft het management veel inzicht gegeven in de wijze waarop zij besluiten nemen en vervolgens daaraan invulling geven. Het heeft uiteindelijk geresulteerd in een belangrijke effectiviteitsverbetering van het risicomanagementsysteem van de organisatie.